Главный списокТендеры, госзакупки, торги

Перед выбором. Как правильно организовать тендер



Часто встречается ситуация, когда заказчик, проведя тендер на производство работ, выбрав фирму, которая, на первый взгляд, должна удовлетворять всем требованиям, оказывается совершенно измотанным к концу работ от обилия проблем, связанных с их выполнением, разочарован уровнем услуг, которые он получил, и удивлён увеличением стоимости проекта. Такое положение в основном вызвано тем, что тендеры либо не проводятся («один знакомый посоветовал»), либо проводятся на основе данных рекламы («плохая фирма не тратит столько на рекламу»). Между тем уже давно разработаны и внедрены в практику различные методики и алгоритмы проведения тендеров, которые позволяют достичь прекрасных результатов. В США, например, давно используется алгоритм QBS, который позволяет государственным структурам выбирать фирмы, соответствующие по квалификации поставленной задаче. В нашей стране выбор фирм даже на основе тендера более подвержен эмоционально-хаотическому процессу, основанному на экономии средств и попаданию под обаяние менеджера, который представляет фирму на тендере. Следует заметить, что методология выбора фирмы, хотя и проста на первый взгляд, но позволяет сэкономить средства, которые непременно будут потрачены в качестве дополнительных расходов в случае неправильного выбора. Обратите внимание - экономить можно на этапе, когда не потрачено ни рубля на работу, и получить достойный результат. В обычной частной жизни человек интуитивно пользуется методикой выбора фирмы. Ведь прежде чем отдать в ремонт автомобиль, наверное, каждый из нас поинтересуется квалификацией автослесаря, надежностью и имиджем автосервиса, ведь каждому важно, в чьи руки попадет его автомобиль. Также мы поступаем при" выборе врача, к которому мы хотим обратиться за помощью. При выборе профессионалов в частной жизни мы интересуемся мастерством, репутацией, прошлыми выполненными работами данного профессионала, его компетентностью, заранее ищем с ним взаимопонимание. Однако, когда дело доходит до выбора фирмы-инсталлятора, зачастую люди поступают совершенно нелогично. Заказчики, которые последуют излагаемой процедуре, возможно, приобретут уверенность, что получат именно те услуги, которые им действительно необходимы, именно того качества, которое их удовлетворит, и по адекватной этим услугам цене. Представители фирм, которые отвечают за участие в тендерах, изучив данное руководство, наверное, смогут лучше организовать подготовку к участию в процессе отбора. Хорошо проведенные тендер и процесс переговоров задают тон для эффективной работы над проектом. Когда перечень работ и ответственность каждой фирмы четко определены, как заказчик, так и исполнитель могут объединиться ввыполнении общей задачи, направленной на успешное завершение проекта, обезопасив себя от взаимных недопониманий и проблем в работе. Выбирая проектно-монтажную организацию для выполнения работ, заказчик должен руководствоваться тем соображением, что эта фирма обладает достаточной квалификацией для выполнения работ в том объеме и на таком уровне качества, которое планирует заказчик. Почему следует пользоваться системой заказчиком информацию о проекте и проанализировать видение проекта заказчиком, чтобы создать реально осуществимые предложения с различными вариантами, которые позволят заказчику сориентироваться и принять решение по поводу того, что именно следует использовать. Каждый проект имеет множество своих нюансов, технических тонкостей, поэтому в начале проекта заказчику трудно полностью охватить и предусмотреть все проблемы, с которыми он столкнется в работе, даже иногда он не представляет организации тендера, основанной на квалификации? Процесс выбора проектно-монтажной фирмы позволяет всем участникам проекта, в том числе заказчику, архитектору и проектно-монтажной фирме по слабым токам работать единой командой от самого замысла проекта, а это является залогом обеспечения качества работ и адекватности их стоимости поставленной задаче. Именно на ранней стадии возможно определить совместно конкретику задачи, составить грамотное и подробное техническое задание, концепцию безопасности, если речь идёт о системах безопасности, согласовать все аспекты совместной деятельности над проектом. Излагаемая методика состоит их трех стадий и может легко быть адаптирована к проектам различного объёма и сложности. ТЕНДЕР - КОНКУРСНАЯ ФОРМА РАЗМЕЩЕНИЯ ЗАКАЗА; ПРИГЛАШЕНИЕ ПОСТАВЩИКАМ НА КОНКУРСНОЙ ОСНОВЕ ПРЕДЛОЖИТЬ ТОВАР ИЛИ ОБОРУДОВАНИЕ, ОКАЗАТЬ УСЛУГИ ОПРЕДЕЛЕННОГО КАЧЕСТВА НА ОСНОВЕ РАЗРАБОТАННЫХ УСТРОИТЕЛЯМИ ТОРГОВ УСЛОВИЙ. ПРОЦЕСС ПРОВЕДЕНИЯ ТЕНДЕРА, ОСНОВАННОГО НА КВАЛИФИКАЦИИ Заказчик для успешной работы на планируемом объекте должен как можно раньше выбрать проектно-монтажную фирму, которая проведет для него работы по слабым токам, в том числе и по системам безопасности. Чем раньше выбрана фирма для производства работ, чем раньше она включена в работу, тем больше вероятность, что заказчик и подрядчик построят свою работу, как члены одной проектной команды. При надлежащей организации работ по проектированию уже на ранней стадии проекта достигается требуемый уровень качества, который сводит к минимуму дорогостоящие ошибки, дублированные усилий и дополнительные работы. Фирма, участвующая в тендере, должна полностью использовать предоставленную точно, какие системы вообще ему надо предусмотреть на объекте. Здесь ему может помочь только специалист, имеющий достаточную профессиональную подготовку и привлеченный на самой ранней стадии начала работ. Заказчики не должны связывать себя никакими финансовыми обязательствами до тех пор, пока не сделан выбор подрядной фирмы и они не заключили соглашения или договора. Но стоит заметить, что заказчик должен быть готов оплатить эскизные проекты, которые он запрашивает. Процесс проведения тендера обычно включает все или некоторые из следующих трех стадий. Этап 1. Организация формирования списка возможных фирм Заказчик определяет перечень систем, которые необходимо инсталлировать на объекте, основные параметры проекта. Устанавливаются сроки проведения тендера, составляется резюме проекта. Предлагается внести заявки на получение подряда на определённые виды работ с подтверждением достаточной квалификации и ресурсных возможностей фирм-участниц. Оцениваются заявки на тендер и составляется короткий список претендентов. Проводятся собеседования, после которых фирмы, входящие в короткий список, располагаются в порядке предпочтения поданных ими предложений. Этап 2. Определение конкретной фирмы для привлечения к производству работ Первая по списку фирма приглашается принять участие в дальнейшем обсуждении проекта для выработки более полного понимания требований. Согласовывается требуемый объем работ и обсуждается их стоимость. Если с данной фирмой не достигнуто согласия, переговоры прекращаются и начинаются со второй по списку фирмой, и так далее, до тех пор, пока не будет достигнуто соглашение. Этап 3. Заключение договоров на осуществление деятельности Этап включает в себя определение конечной стоимости производства работ. Заключение договоров. Уведомление всех фирм-участниц в отборе о результатах проведенной работы. Извещение всех участников о причинах окончательного выбора. Рассмотрим подробнее эти этапы. Целью первого является составление краткого списка фирм (рекомендуемое их количество не должно превышать трех-пяти), обладающих наибольшей квалификацией для выполнения планируемой работы. При этом следует ориентироваться на предварительный объем работ и на оценочные критерии проекта, и уже из них определять фирмы, наиболее подходящие для конкретных объёмов работы по данному проекту. Эта стадия дает заказчику возможность сформулировать требования к подрядчикам, а подрядчикам - подготовить соответствующий ответ, представив сведения о своей квалификации и возможностях. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ОБЩЕГО ОБЪЕМА РАБОТЫ Как заказчик должен получить всеобъемлющую информацию о квалификационных качествах фирмы, предлагающей ему свои услуги, компетентности её сотрудников, так и фирма для формирования своих предложений должна располагать достаточной информацией о характере предполагаемых работ. Тщательная проработка требований к предстоящей работе изначально экономит время (оно же, как известно, - деньги) и силы, как фирмы, так и заказчика. Поэтому при объявлении квалификационного тендера необходимо составить грамотное предложение на тендер. Для предложения принять участие в тендере необходимо указать следующие сведения: • Наименование фирмы-заказчика, генерального проектировщика и планируемого генерального подрядчика с чётким указанием контактного лица, как единственного, с которым следует связаться для получения полной информации по планируемому проекту; почтовый адрес, номер телефона, номер факса, адрес электронной почты. • Наименование объекта, его расположение. • Описание объекта, включая основные размерные показатели (площадь, этажность), функциональное назначение, другие требования (модернизация, новое строительство, энергетика и т.д). • Предусматриваемые контрольные сроки выполнения работ, такие, как сроки завершения проектирования (желательно постадийно), начала строительства и планируемый срок сдачи объекта. • Требования к дальнейшему анализу выполнимости или к составлению программы, предшествующей проектированию и строительству (если это требуется). • Описание процесса выбора фирм-исполнителей. •Дополнительные или особые требования. • Предварительная сметная стоимость или предполагаемый ценовой уровень производства работ. • Сроки выбора. Обязательно надо установить сроки проведения квалификационного тендера. Это не только мобилизует фирмы для скорейшей подготовки своих предложений, но и также не позволит самому заказчику «увязнуть» в процессе выбора, ведь, как известно, лучшее - это враг хорошего. После того, как заказчик подготовил общие сведения об объеме планируемых работ, следующим мероприятием в процессе проведения отбора будет приглашение квалифицированных фирм для представления своих профессиональных резюме и заявлений на участие в тендере. СОДЕРЖАНИЕ ПРИГЛАШЕНИЯ К ПОДАЧЕ ЗАЯВЛЕНИЙ Независимо от формы заявления на участие в тендере оно должно включать следующие пункты: • Общий объем работ по проекту. • Наименование фирмы-заказчика, фамилию, адрес и номер телефона контактного лица по проекту. • Список информации, которую каждая фирма должна включить в свое заявление на тендер квалификации, например: - имена владельцев фирмы; - срок работы в данном бизнесе; - вид предлагаемых услуг; - подход к качеству; - исходные данные о ведущем техническом персонале; - аналогичные проекты, разработанные фирмой; - реализуемые проекты и т.д.; - значение, придаваемое различным факторам при оценке предложений; - предварительные проектные сметы; - критерии отбора. ОЦЕНКА ПРЕДЛОЖЕНИЙ ДЛЯ ФОРМИРОВАНИЯ КОРОТКОГО СПИСКА Конечная цель данной оценки - ограничение количества фирм, участвующих в тендере, до трех-пяти. Каждая фирма должна оцениваться с учетом её опыта работ по аналогичным проектам, на основе изучения штата её ведущих профессионалов, её оборудования и ресурсных возможностей, отзывов о ней других заказчиков и других важных факторов. На основании оценки заявлений о квалификации и результатов проверки менее квалифицированные фирмы исключаются из списка. Для малых и средних проектов рекомендуется, чтобы в коротком списке было только три фирмы. Для очень больших проектов иногда желателен более длинный список. ПОСЕЩЕНИЕ ОБЪЕКТОВ ФИРМ-УЧАСТНИЦ ТЕНДЕРА Для заказчика зачастую бывает полезно произвести такую процедуру, как посещение объекта, где фирмы-участницы тендера производили ранее инсталляции систем. Там можно воочию убедиться в достаточной квалификации данных фирм, убедиться, что их специалисты умеют грамотно выбирать оборудование, качественно производить монтаж. Мнение людей, обеспечивающих эксплуатацию систем, особенно важно, потому что все пробелы инсталляции обычно «вылезают» на этапе эксплуатации. Однако не всегда возможно провести данную процедуру, потому что часто владельцы объектов не особенно горят желанием пускать в свои владения чужих людей для ознакомления с системой безопасности. Поэтому данную процедуру надо рассматривать как желательную, а не обязательную. Иногда просто можно запросить отзывы о работе интересующей фирмы от владельцев тех объектов, где были инсталлированы системы. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ОЦЕНКИ ФИРМ ИЗ КОРОТКОГО СПИСКА Каждой фирме из короткого списка должно быть предложено составить технические предложения, которые подробно опишут технический подход фирмы к проекту, ее план по руководству и выполнению требуемых работ, по составу персонала, привлекаемого к проекту; расписание предлагаемых работ, указание текущей загрузки фирмы, конторы, в которой будет выполняться работа, и иной специальной информации по проекту. Технические предложения могут быть использованы как материалы, предшествующие собеседованиям, в совокупности с ними или вместо них. Технические предложения следует требовать только тогда, когда параметры проекта хорошо определены и финансовая значительность проекта оправдывает расходы и время фирм из короткого списка для подготовки данных предложений. Процесс рассмотрения технических предложений продлит на несколько недель подготовительный период тендера и, соответственно, увеличит стоимость затрат для фирм из короткого списка. Заказчику также потребуется технически опытный персонал, а также дополнительное время для соответствующего рассмотрения технических предложений. Заказчик может также решить провести собеседование с каждой фирмой из короткого списка. Технические предложения могут в этом случае не понадобиться. Эти собеседования дают заказчику возможность сравнить творческие подходы фирм к процессу проектирования, а также их интерпретацию и понимание проекта. Почти столь же важно, что эти интервью дают заказчику важный взгляд изнутри на стиль управления каждой фирмы и ее возможности общения. По этой причине заказчик должен требовать, чтобы фирмы из короткого списка прислали на эти собеседования руководителей, а также ведущих специалистов и других профессионалов, которые будут ответственными за работу. НЕКОТОРЫЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПРОВЕДЕНИЮ СОБЕСЕДОВАНИЙ Собеседования по тендеру с фирмами лучше проводить в один день. Для каждой фирмы должно быть определено время, в течение которого она должна предоставить свою презентацию. Самым разумным и наиболее информативным временем для проведения презентации является один час, хотя для отдельных объектов, например, сложных по объему или многофункциональности, потребуется более продолжительное время. В ходе презентации отводится время на предварительное представление фирмы комиссии, на саму презентацию, на вопросы и ответы, а также на заключительное резюме председателя комиссии. В перерывах между презентациями необходимо предусмотреть время для кулуарного обсуждения результатов - накануне следующей презентации. Также надо предусмотреть перерыв в работе комиссии для отдыха между презентациями. Усталость членов комиссии может негативно сказаться на результатах: снижается внимание к сути предмета, появляется раздражительность и другие понятные человеческие проявления. Планирование всех презентаций и принятие решения в один день гарантирует более объективный результат работы комиссии. Комиссии удается обсудить фирмы, пока информация ещё свежа и ничего не упущено. Перенос обсуждений и принятия решения на другой день почти всегда отрицательно влияет на результат собеседований. Входе собеседования необходимо спрашивать фирмы об их подходе к проектированию, организации монтажа, методах работы и управления процессами. Но ни в коем случае нельзя требовать конкретных проектных решений. Взвешенные, продуманные решения требуют гораздо большей работы, как по времени, так и по трудозатратам, чем те, которые фирмы могут позволить себе при подготовке к собеседованию или вообще к тендеру. К тому же для выработки решений, удовлетворяющих заказчика, требуется тесное взаимодействие специалистов фирм и представителей заказчика, а это невозможно организовать на стадии проведения тендера. Если потребовать проектные решения на стадии тендера, заказчик получит скороспелые, непродуманные или стандартные решения, которые редко отвечают истинным потребностям заказчика применительно к данному проекту. В дальнейшем фирма будет поставлена в положение, когда она вынуждена будет защищать свои первоначальные предложения, пытаться привязать их к требованиям заказчика. Это приводит к тому, что значительные усилия тратятся на неадекватные решения, и затрудняется поиск оптимальных. Заказчик вправе выяснить у фирмы, каким образом она планирует рассчитывать стоимость своих услуг, однако конкретные финансовые вопросы лучше решить в ходе подготовки договорных отношений с окончательно отобранной фирмой после того, как полностью будет определен полный объем работ и достигнуты соглашения по требованиям заказчика. В процессе собеседования необходимо обращать внимание ещё и на такой фактор, как способность сотрудников выбираемой фирмы взаимодействовать с представителями заказчика, ведь не секрет, что успех любой работы зачастую зависит от того, способны ли сотрудники фирмы-исполнителя и представители заказчика работать как одна команда, все усилия которой направлены на достижение оптимального результата работы. Все фирмы необходимо уведомить о времени принятия решения о результатах тендера. РАССТАНОВКА ФИРМ ИЗ КОРОТКОГО СПИСКА «ПО РАНЖИРУ» Для оценки фирм удобно пользоваться системой, предполагающей балльную оценку каждой фирмы каждым членом комиссии по заранее выбранным критериям. После окончания собеседования производится подсчет всех баллов из опросных листов, что даёт представление о примерном расположении фирм в списке по предпочтительности для продолжения переговоров. Однако производить ранжирование списка путём простого подсчёта очков является не совсем верным, всё же требуется обсуждение результатов комиссией и достижения консенсуса. Ведь существует множество нюансов, которые не могут быть учтены в списке критериев отбора. Кроме того, у каждого члена комиссии присутствует субъективное видение, которое может быть компенсировано при комиссионном обсуждении результатов. Данная процедура хороша ещё тем, что позволяет документировать процесс отбора фирмы для последующего анализа, уведомления фирм о ходе процесса.
add company